「マニュアルがなくて、担当者が休んだら誰も対応できない」という状況、経理あるあるですよね。
私も一度、キーマンが急に退職して、引き継ぎが壊滅的だった経験があります。あのとき「マニュアルさえあれば」と何度思ったか。その反省から整備を進めた手順を共有します。
ステップ① まず「ないと困る業務」から作る
完璧なマニュアルを最初から目指すと、絶対に挫折します。
まず「これがないと誰も対応できない」業務を3つ選んで、そこだけ作る。給与計算・月次締め・税金の振込など、毎月必ず発生する業務が候補です。
ステップ② 「やること」より「判断基準」を書く
手順書は「○○をクリックする」という操作レベルより、「なぜそうするか」「どう判断するか」を書くほうが価値が高いです。
操作はシステムが変われば変わりますが、判断基準は変わりません。
ステップ③ 作ったら必ず「別の人に読んでもらう」
自分で書いたマニュアルは、自分には分かりやすく見えます。でも他の人には伝わらないことが多い。
作ったら必ず、その業務を知らない人に読んでもらって、理解できるか確認する。このフィードバックが品質を上げます。
ステップ④ 「更新ルール」を決める
マニュアルは作って終わりではなく、業務変更のたびに更新しないと、すぐに古くなります。
「システムが変わったらマニュアルも更新する」という当たり前のルールを、チームで合意しておくことが大事です。
担当者が休んでも回るように
マニュアルに一番書いておきたいのは、操作の手順より判断の基準です。まず「ないと困る業務」3つについて、どこで何を判断しているかを書き出す。完璧なマニュアルを待つより、その3つが次の引き継ぎを救います。
