経理業務における「10円コピー理論」の実践

コストが気にならなくなると、使われ方がガラリと変わる「10円コピー理論」

「10円コピー理論」とは、あるサービスや製品のコストが劇的に下がると、それまでとは全く異なる使われ方をするようになる、という考え方です。1枚10円だったコピーが1円になったとしましょう。すると、以前は渋っていた両面印刷やカラー印刷も気軽に利用するようになるでしょう。このように、コストが下がると利用頻度や用途が大きく変わる現象を指します。

経理業務における「10円コピー理論」の実践例

経理業務においても、「10円コピー理論」は当てはまります。特に、近年急速に発展しているクラウド会計ソフトやAI-OCR（光学文字認識）技術は、経理のコストを大幅に削減し、業務の効率化に貢献しています。

従来の経理業務の課題

従来の経理業務は、手作業が多く、非常に時間と手間がかかるものでした。例えば、請求書の処理には、以下のステップが必要でした。

郵送で届いた請求書を一つずつ開封する
請求書の内容を目視で確認し、会計ソフトに手入力する
請求書をファイリングする

これらの作業は、単純作業の繰り返しであり、ヒューマンエラーのリスクも高かったです。また、月末や年度末などの繁忙期には、請求書の処理が滞り、支払遅延が発生することもありました。

クラウド会計ソフトとAI-OCRの導入

しかし、クラウド会計ソフトとAI-OCRの導入により、これらの課題は大きく改善されました。

クラウド会計ソフト: 請求書をスキャンしてアップロードするだけで、自動的にデータ化され、会計ソフトに入力されます。これにより、手入力の手間が省け、入力ミスも大幅に削減されます。
AI-OCR: 請求書の内容を自動的に読み取り、データ化します。手書きの文字や複雑なレイアウトの請求書にも対応できるため、あらゆる請求書の処理を自動化できます。

これらの技術の導入により、請求書の処理にかかる時間を大幅に短縮し、人的リソースを他の業務に割り当てることができるようになりました。

具体的なエピソード

A社の経理部では、以前は5人がかりで請求書処理を行っていました。しかし、クラウド会計ソフトとAI-OCRを導入したことで、1人で全ての請求書を処理できるようになりました。これにより、4人の人員を他の業務に配置転換し、より付加価値の高い業務に注力できるようになりました。

また、B社の経理部では、請求書の処理に時間がかかり、支払遅延が頻繁に発生していました。しかし、これらの技術を導入したことで、請求書処理のスピードが大幅に向上し、支払遅延が解消されました。これにより、取引先との信頼関係も強化されました。