「ペーパーレス化したいけど、どこから始めればいいかわからない」という相談をよく受けます。
うちの会社で実際にやった手順を、リアルに書きます。
ステップ① 現状の紙の量を把握する
まず何がどれだけ紙で動いているかを把握しました。請求書・領収書・稟議書・契約書・給与明細など、種類ごとに月何枚くらい発生するかをリストアップ。
意外と「慣習でなんとなく紙にしていたもの」が多かったです。
ステップ② 電子帳簿保存法の要件を確認する
電子保存するには、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。検索機能・タイムスタンプ・訂正削除履歴など、要件を確認してから対応ツールを選びました。
ステップ③ 電子請求書から始める
全部一気に変えようとせず、まず「受取請求書の電子化」だけに絞りました。取引先に電子請求書（PDF）での送付をお願いして、それをクラウドストレージで管理する仕組みから始めました。
ステップ④ 社内の稟議・承認フローを電子化
次に社内文書の電子化に着手。ワークフローシステムを導入して、稟議や経費申請をシステム上で完結させるようにしました。
これで「印鑑をもらうために席を回る」時間がゼロになりました。
最初に数えたのは、紙の量
ペーパーレス化で最初にやったのは、システム選びではなく、紙の量を数えることでした。量の多いものから順に電子化し、一気に全部を変えようとしない。それが結局、いちばんの近道でした。
