経理部門が頭を悩ませる問題「小口現金の管理」の解決方法

経理部門が頭を悩ませる問題「小口現金の管理」

企業の日常業務の中で、経理部門が頭を悩ませる問題の一つに、小口現金の管理があります。小口現金とは、日常的な小額の支払いを現金で行うために用意された資金のことです。例えば、文房具の購入や出張時の交通費、緊急の修理費用など、会社運営に必要な細かい支出を賄うために用いられます。しかし、この小口現金の管理は意外に手間がかかり、経理担当者にとっては大きな負担となることが少なくありません。

私が以前働いていた会社では、小口現金の管理に多くの時間と労力が費やされていました。各部署で現金を管理し、使用後はその都度経理部門に領収書とともに報告するという手順を踏んでいました。しかし、現金の使い道が曖昧なまま報告されることがあり、また、領収書を紛失するケースも頻繁に発生していました。その結果、経理部門ではその都度確認作業が発生し、場合によっては再度担当者に確認を取る必要がありました。これにより、経理部門の業務が滞るだけでなく、全体の業務効率も低下してしまうという問題が生じていました。

コーポレートカードの導入

このような問題を解決するために、私たちの会社ではコーポレートカードの導入を検討しました。コーポレートカードとは、企業が発行するクレジットカードで、社員が業務に必要な経費をカードで支払うことができるものです。これにより、現金を持ち歩く必要がなくなり、また、支払い内容がカードの明細書に記録されるため、支出の透明性が高まります。さらに、経理部門は各カードの利用明細を確認するだけで、誰が何にどれだけの金額を使ったのかが一目で分かるため、従来の現金管理に比べて業務が大幅に簡素化されました。

コーポレートカードの導入後、経理部門の負担は大幅に軽減されました。例えば、出張中の社員が現地で交通費や宿泊費をコーポレートカードで支払うことで、帰社後に経理部門への報告や精算手続きが不要になり、業務効率が向上しました。また、経理部門も、カードの明細を確認するだけで済むため、従来のように大量の領収書を一つ一つ確認する作業が減少しました。さらに、支払い内容がすべてデジタル化されるため、不正利用のリスクも低減されました。

しかし、コーポレートカードの導入だけでは、全ての問題が解決するわけではありません。カードを持たない一部の社員や、カードが利用できない場面での支出は依然として現金で行われることがあります。そこで、次に導入したのが経費精算システムです。このシステムは、社員が経費を申請する際に、オンラインで領収書を提出し、その内容を上長が承認した後、経理部門が確認・処理するというプロセスを一元管理するものです。

経費精算システムの導入

経費精算システムを導入することで、社員は現金での支払い後に領収書をスマートフォンで撮影し、システムにアップロードするだけで済むようになりました。これにより、紙の領収書を持ち歩く必要がなくなり、紛失のリスクも軽減されました。また、上長や経理部門もシステム上で一元的に管理できるため、確認作業が効率化され、不正な経費申請の防止にもつながりました。

私たちの会社では、コーポレートカードと経費精算システムの併用によって、小口現金の管理に伴う手間とリスクを大幅に削減することができました。これにより、経理部門の業務効率が向上し、社員も業務に専念できる環境が整いました。小口現金の管理に悩む企業にとって、これらの導入は非常に有効な手段と言えるでしょう。