経理ミーティングのファシリテーションにおける特徴、社内外ミーティングのポイント
経理ミーティングのファシリテーションにおける特徴、社内外ミーティングのポイント
経理業務は、社内のあらゆる部門と関わり、また社外の専門家とも連携する必要があるため、円滑なコミュニケーションが不可欠です。ここでは、経理ミーティングのファシリテーションの特徴と、社内外のミーティングにおける具体的なポイントを解説します。
経理ミーティングにおけるファシリテーションの特徴
経理ミーティングは、単に情報を共有するだけでなく、参加者の合意形成を促し、具体的なアクションプランに繋げることが重要です。そのため、ファシリテーションにおいては、以下の3つの特徴を意識することが求められます。
- 専門用語の使い分け: 経理担当者同士のミーティングでは専門用語を多用しても問題ありませんが、他部門とのミーティングでは、専門用語を避け、わかりやすい言葉で説明することが重要です。参加者の理解度を確認しながら進めることで、認識のズレを防ぎ、スムーズな議論に繋げることができます。
- 数字の可視化: 経理情報は数字で表現されることが多いため、グラフや表などを活用して視覚的に表現することで、参加者の理解を促進することができます。また、過去のデータと比較したり、将来の予測を示したりすることで、具体的な課題や目標を明確にすることができます。
- 双方向のコミュニケーション: 一方的に情報を伝えるのではなく、参加者からの質問や意見を積極的に促すことが重要です。参加者全員が発言しやすい雰囲気を作り、活発な議論を促すことで、より良い結論を導き出すことができます。
社内の他部門とのミーティングにおけるポイント
社内の他部門とのミーティングでは、経理担当者と他部門の担当者との間で、知識や経験、価値観などに違いがあることを認識することが重要です。そのため、以下の3つのポイントを意識することが求められます。
- 目的の明確化: ミーティングの目的を明確にし、事前に参加者と共有することで、議論が脱線するのを防ぎ、効率的な議論に繋げることができます。
- 共通言語の確立: 専門用語を避け、誰にでも理解できる言葉で説明することが重要です。また、具体的な事例やデータを交えながら説明することで、より理解を深めることができます。
- Win-Winの関係の構築: 他部門のニーズや課題を理解し、経理の視点からどのように貢献できるかを考えることが重要です。双方の利益を追求することで、より良い関係を築くことができます。
具体的なエピソード:
以前、営業部門とのミーティングで、経理担当者が専門用語を多用したため、営業担当者が内容を理解できず、議論が紛糾したことがありました。その後、経理担当者は、専門用語を避けて説明し、図表を用いて視覚的に表現することで、営業担当者の理解を深め、スムーズな議論に繋げることができました。
社外の会計士や税理士とのミーティングにおけるポイント
社外の会計士や税理士とのミーティングでは、専門家としての意見やアドバイスを積極的に求めることが重要です。そのため、以下の3つのポイントを意識することが求められます。
- 事前の情報共有: ミーティングの目的や議題、関連資料などを事前に共有することで、スムーズな議論に繋げることができます。
- 質問の準備: 疑問点や不明点を事前に整理し、質問リストを作成しておくことで、効率的な情報収集に繋げることができます。
- 専門家との信頼関係の構築: 積極的にコミュニケーションを取り、専門家との信頼関係を築くことで、より質の高いアドバイスを得ることができます。
具体的なエピソード:
税理士とのミーティングで、事前に質問リストを作成し、疑問点を明確にして臨んだことで、税務に関する専門的なアドバイスを得ることができ、税務リスクの低減に繋がりました。
まとめ
経理ミーティングのファシリテーションにおいては、参加者の理解度や立場を考慮し、専門用語の使い分けや数字の可視化、双方向のコミュニケーションを意識することが重要です。社内外のミーティングにおいては、目的の明確化、共通言語の確立、Win-Winの関係の構築を意識することで、円滑なコミュニケーションを図り、より良い結果に繋げることができます。