正直に言います。私が初めて海外出張の経費精算を担当したとき、為替レートの計算を完全に間違えました。
「だいたいこのくらいのレートだろう」と思って処理したら、クレジットカード会社の適用レートと全然違って、差額が発生。上司に説明するのに余計な時間をとらせてしまいました。あの経験から学んだことをまとめます。
為替レートは「どのレートを使うか」を事前に決めておく
海外出張の経費は現地通貨で払うので、日本円に換算するときに為替レートの問題が出てきます。
ここで迷いやすいのが、どのレートを基準にするかです。
| レートの種類 | 特徴 |
|---|---|
| クレジットカード会社の適用レート | 実際の請求額と一致するが、後日確定する |
| 出張日の公示仲値（TTM） | 一般的によく使われる基準 |
| 会社規程で定められたレート | 会社によってルールが異なる |
つまり現場的には——自社の経費規程に「どのレートを使うか」が定められているかを、出張前に確認しておくことが最初の一手です。規程がない場合は、経理担当者として基準を決めておく必要があります。
クレジットカードの明細が出るのは帰国後になるため、出張時に参照したレートと実際の請求レートが異なる場合があります。その差額の扱いも、あらかじめルール化しておくと後がスムーズです。
データ通信費の「予想外の高額請求」に要注意
海外出張中にスマートフォンを普通に使っていたら、帰国後に数万円の請求が来た——という話、経理担当者なら一度は聞いたことがあるはずです。
私が担当していた会社でも、技術者がヨーロッパ出張中に資料のダウンロードをしたら、通信料が想定の10倍以上になったというケースがありました。
これを防ぐためにポイントは3つです。
① 出張前に携帯会社の海外プランを確認する 多くのキャリアが海外用の定額プランを用意しています。出張前に申し込んでおくだけで、青天井の請求リスクを防げます。
② 会社としての通信費の上限ルールを決める 「海外では現地SIMを使う」「会社支給のWi-Fiルーターを使う」など、会社としてのルールを決めておくと、精算時の判断がブレません。
③ 精算時は用途を明記させる 「通信費：現地顧客との資料共有のため」のように、何のための通信費かを明記させる習慣をつけると、後からの確認がスムーズです。
経費精算を後回しにすると、必ず詰まる
海外出張の経費精算でよくある失敗が、帰国後に「あの支出、何だったっけ？」となることです。
出張中は動き続けているので、レシートや領収書の管理が雑になりがちです。私が見てきた中で一番困ったのは、「現地でもらったレシートが外国語で何の領収書かわからない」というケースでした。
現場目線のおすすめは、その日の支出はその日のうちにスマホで写真を撮っておくことです。金額・日付・用途をメモアプリに一行残すだけで、帰国後の精算がまったく違います。
総務担当者が経費精算書をチェックする側になって痛感したのは、曖昧な支出の確認作業が一番時間を食うということ。出張者が現地で30秒メモを残すだけで、経理側の確認作業が半分以下になります。
まとめ
✅ 為替レートは「どのレートを使うか」を出張前に社内で確認する ✅ データ通信費は出張前に海外プランへの加入を習慣にする ✅ 会社として通信費のルールを決めておく ✅ 支出はその日のうちにスマホで記録——帰国後の「あれ何だっけ」を防ぐ ✅ 曖昧な支出は経理の確認コストを上げる——出張者への事前周知が大事
以上、現場目線でまとめました。「うちの会社の海外出張精算はこうしてる」という工夫があれば、ぜひコメントで教えてください。
完璧な処理より、ミスに気づける経理パーソンのほうが強い——そう思って今日も仕訳してます。
