経理部必見!電子帳簿保存法対応の基礎と実践的な対応策
経理部必見!電子帳簿保存法対応の基礎と実践的な対応策
経理部の皆様、こんにちは。今回は、近年ますます重要性が高まっている「電子帳簿保存法」について、基礎知識から具体的な対応策まで、実務に役立つ情報をお届けします。
そもそも電子帳簿保存法とは?
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。紙媒体での保存が原則だった時代から、電子化への移行を促進し、企業の業務効率化を支援することを目的としています。
メリット
- スペースの節約: 紙媒体の保管スペースが不要になり、オフィス環境の改善に繋がります。
- 検索性の向上: 電子データなので、必要な情報を素早く検索できます。
- 紛失・災害リスクの軽減: 電子データはバックアップが可能なので、紛失や災害時のリスクを軽減できます。
改正のポイント
2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、電子取引データの保存義務化や、スキャナ保存に関する要件緩和などが行われました。これにより、より柔軟な対応が可能になりましたが、一方で、対応すべき事項が増えたのも事実です。
電子帳簿保存法で絶対にしなければならないこと
電子帳簿保存法への対応は、単にデータを電子化するだけでなく、以下の3つの要件を満たす必要があります。
- 真実性の確保: 電子データが改ざんされていないことを証明する必要があります。タイムスタンプや訂正削除履歴の保存などが有効な手段です。
- 可視性の確保: 電子データの内容をいつでも確認できる状態にする必要があります。検索機能やデータの整理が重要です。
- 秩序性の確保: 電子データの保存場所や保存期間などを明確に定め、適切に管理する必要があります。
具体的な対応策:事例紹介
A社(製造業)では、以前は紙媒体での帳簿保存を行っていましたが、電子帳簿保存法への対応が必要となり、電子化に着手しました。
課題
- 膨大な量の紙帳簿の電子化
- 過去の帳簿の検索性の低さ
- 電子データの改ざん防止
対応策
- スキャナ保存: 過去の紙帳簿をスキャナで電子化し、検索可能なPDF形式で保存しました。
- システム導入: 会計システムを導入し、仕訳データや請求書などを電子データで保存するようにしました。
- タイムスタンプ: 電子データにタイムスタンプを付与し、改ざん防止策を講じました。
結果
- 事務処理の効率化: 帳簿の検索が容易になり、経理業務の効率が大幅に向上しました。
- コスト削減: 紙媒体の保管スペースが不要になり、コスト削減に繋がりました。
- 法令遵守: 電子帳簿保存法に準拠した対応により、法令遵守を徹底できました。
まとめ:対応は早めが肝心
電子帳簿保存法への対応は、企業規模や業種によって異なりますが、早めの準備が重要です。専門家への相談やシステム導入などを検討し、スムーズな移行を目指しましょう。