経理業務における「10円コピー理論」の実践
コストが気にならなくなると、使われ方がガラリと変わる「10円コピー理論」
「10円コピー理論」とは、あるサービスや製品のコストが劇的に下がると、それまでとは全く異なる使われ方をするようになる、という考え方です。1枚10円だったコピーが1円になったとしましょう。すると、以前は渋っていた両面印刷やカラー印刷も気軽に利用するようになるでしょう。このように、コストが下がると利用頻度や用途が大きく変わる現象を指します。
経理業務における「10円コピー理論」の実践例
経理業務においても、「10円コピー理論」は当てはまります。特に、近年急速に発展しているクラウド会計ソフトやAI-OCR(光学文字認識)技術は、経理のコストを大幅に削減し、業務の効率化に貢献しています。
従来の経理業務の課題
従来の経理業務は、手作業が多く、非常に時間と手間がかかるものでした。例えば、請求書の処理には、以下のステップが必要でした。
- 郵送で届いた請求書を一つずつ開封する
- 請求書の内容を目視で確認し、会計ソフトに手入力する
- 請求書をファイリングする
これらの作業は、単純作業の繰り返しであり、ヒューマンエラーのリスクも高かったです。また、月末や年度末などの繁忙期には、請求書の処理が滞り、支払遅延が発生することもありました。
クラウド会計ソフトとAI-OCRの導入
しかし、クラウド会計ソフトとAI-OCRの導入により、これらの課題は大きく改善されました。
- クラウド会計ソフト: 請求書をスキャンしてアップロードするだけで、自動的にデータ化され、会計ソフトに入力されます。これにより、手入力の手間が省け、入力ミスも大幅に削減されます。
- AI-OCR: 請求書の内容を自動的に読み取り、データ化します。手書きの文字や複雑なレイアウトの請求書にも対応できるため、あらゆる請求書の処理を自動化できます。
これらの技術の導入により、請求書の処理にかかる時間を大幅に短縮し、人的リソースを他の業務に割り当てることができるようになりました。
具体的なエピソード
A社の経理部では、以前は5人がかりで請求書処理を行っていました。しかし、クラウド会計ソフトとAI-OCRを導入したことで、1人で全ての請求書を処理できるようになりました。これにより、4人の人員を他の業務に配置転換し、より付加価値の高い業務に注力できるようになりました。
また、B社の経理部では、請求書の処理に時間がかかり、支払遅延が頻繁に発生していました。しかし、これらの技術を導入したことで、請求書処理のスピードが大幅に向上し、支払遅延が解消されました。これにより、取引先との信頼関係も強化されました。
まとめ
「10円コピー理論」は、経理業務にも当てはまります。クラウド会計ソフトやAI-OCRなどの技術を活用することで、経理のコストを大幅に削減し、業務効率を向上させることができます。これにより、人的リソースをより付加価値の高い業務に割り当て、企業の成長に貢献することができるのです。
経理業務の効率化は、企業の競争力強化に不可欠です。もし、あなたが経理業務の効率化にお悩みでしたら、ぜひ「10円コピー理論」を実践してみてください。きっと、驚くほどの効果を実感できるはずです。
参考図書
ネットビジネス進化論 何が「成功」をもたらすのか
尾原和啓